Kinh nghiệm chuyển văn phòng mà bạn nên biết

Kinh nghiệm chuyển văn phòng mà bạn nên biết

Bạn và công ty bạn đang muốn chuyển văn phòng, nhưng khối lượng đồ đạc lớn, khó khăn trong quá trình tháo lắp, di chuyển đến nơi mới và chưa biết phải làm sao? Tuy nhiên, nếu bạn có kế hoạch di chuyển rõ ràng, chi tiết thì việc chuyển văn phòng mới sẽ trở nên rất thuận lợi.

Thành Hưng với hơn 27 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyển nhà, chuyển văn phòng trọn gói sẽ chia sẻ cho bạn đọc những kinh nghiệm chuyển văn phòng mà bạn nên biết. Việc chia sẻ này sẽ giúp cho bạn từ nay không còn lo lắng mỗi khi chuyển văn phòng đến nơi mới và việc di chuyển sẽ trở nên dễ dàng hơn.

Tìm địa điểm văn phòng mới

Văn phòng được coi là một bộ não của tổ chức, là khu vực trung tâm, nơi thực hiện các hoạt động khác nhau của một tổ chức kinh doanh. Vì vậy, bạn nên chọn những nơi có địa hình thông thoáng, giao thông đi lại thuận tiện, an ninh khu vực cao nhằm đảm bảo tài sản như xe cộ cho cán bộ công nhân viên và khách hàng. Ngoài ra, các vấn đề như diện tích văn phòng, tiện ích xung quanh, thang máy,… cũng cần phải được chú trọng nhằm tạo tinh thần, môi trường làm việc thoải mái cho người lao động.

Sau khi tìm hiểu được văn phòng phù hợp với yêu cầu công ty đặt ra. Bạn nên tham khảo thêm ý kiến của cán bộ nhân viên và các bên liên quan trước khi đưa ra quyết định quan trọng này, vì thay đổi lớn cũng ảnh hưởng tới mỗi cá nhân trong công ty.

Cuối cùng, khi đã tham khảo ý kiến và tìm địa điểm văn phòng mới, bạn cần chuẩn bị cho văn phòng mới được dọn dẹp sạch sẽ, thiết kế, sắp xếp và lắp đặt các trang thiết bị đầy đủ, mua sắm những vật dụng cần thiết và hẹn lịch chuyển văn phòng.

Có nên chuyển văn phòng vào mùng 1 không

Lên kế hoạch chuyển văn phòng

Một trong những kinh nghiệm chuyển văn phòng mà không thể thiếu là việc lên kế hoạch chuyển văn phòng. Điều này sẽ giúp bạn dự trù được chi phí và thời gian cần bỏ ra trong quá trình chuyển văn phòng. Vậy một bản kế hoạch chuyển văn phòng cụ thể cần có:

– Xác định thời gian chuyển văn phòng: Bạn cần tìm hiểu kĩ về thời gian chuyển vì khi thay đổi, công ty bạn cần ít nhất 1 tuần để ổn định lại công việc tại văn phòng mới.

– Lên danh sách chi tiết đồ đạc văn phòng và xác định đồ nào cần di chuyển, đồ nào không cần di chuyển, đồ nào không còn sử dụng cần thanh lý,… Bên cạnh đó, bạn hãy chuẩn bị thêm một tờ giấy để ghi danh sách đồ và số thứ tự đồ bạn sẽ cất trong thùng và để sẵn trong thùng chứa đồ. Việc này sẽ giúp cho bạn xác định chính xác vị trí của các món đồ mà không mất nhiều thời gian để tìm kiếm.

– Lên sơ đồ bố trí đồ đạc tại văn phòng mới: Bạn cần cân nhắc, sắp xếp vị trí các phòng ban dựa vào điều kiện thực tế sao cho quá trình làm việc hiệu quả nhất.

– Chọn đơn vị vận chuyển uy tín, chuyên nghiệp: Khi bạn chọn một đơn vị vận chuyển cần lưu ý chọn đơn vị lâu năm, có đội ngũ chuyển dọn lành nghề nhằm tránh thất thoát đồ đạc, luôn lắng nghe và có hợp đồng vận chuyển rõ ràng.

Như vậy, bảng kế hoạch chi tiết sẽ bao gồm tất cả các công việc, thời gian cụ thể, người đảm nhiệm nhằm đảm bảo không sót bất cứ công việc nào trong quá trình chuyển dọn. Bảng kế hoạch cần được chuẩn bị ít nhất 1 tuần trước khi chuyển sang nơi làm việc mới.

Những nguyên tắc bố trí phong thủy văn phòng

Chuẩn bị chuyển văn phòng

Bạn cần chọn thời gian chuyển dọn phù hợp với công ty. Nên chọn khung giờ buổi sáng để có thể chuyển vào trong một ngày tránh bị kéo dài sang ngày hôm sau. Ngoài ra, bạn cần chọn ngày tốt chuyển văn phòng để gặp nhiều may mắn và thuận lợi trong công việc.

Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết khi chuyển văn phòng: Nếu văn phòng bạn chuyển đến là toàn nhà thì cần xin phép ban quản lý chuyển đi và chuyển đến; xin phép sử dụng thang máy để di chuyển đồ đạc. Ngoài ra, bạn cần chấm dứt hợp đồng thuê nhà, chấm dứt hợp đồng sử dụng wifi, điện – nước, chuyển phát nhanh,… Bên cạnh đó, bạn cũng phải thông báo cho đối tác, khách hàng về việc chuyển địa chỉ văn phòng mới thông qua văn bản, website, các trang mạng xã hội của công ty.

Trước ngày chuyển văn phòng 2 – 3 ngày, bạn cần liên hệ lại đơn vị vận chuyển để xác nhận lại thời gian, những quy định ra vào của toàn nhà (nếu công ty bạn thuê văn phòng ở tòa nhà/chung cư), hầm để xe có đủ chở và thang máy có thuận tiện di chuyển không.

Thực hiện chuyển văn phòng

Tại văn phòng cũ

  • Vào ngày vận chuyển, công ty bạn cần cử ra người đại diện trực tiếp điều hành và làm việc với đơn vị vận tải mà bên bạn đã thuê dịch vụ.
  • Bố trí ít nhất 2 – 3 nhân viên giám sát quá trình vận chuyển văn phòng. Trong đó, 1 nhân viên sẽ giám sát tại văn phòng cũ, 1 nhân viên giám sát đầu lên xe tải và 1 nhân viên giám sát tại văn phòng mới.
  • Sau khi đồ đạc đã được vận chuyển lên xe, công ty cần có người đi cùng nhằm đảm bảo thùng xe không được mở trước khi có sự chứng kiến của nhân viên trong công ty.
  • Tiến hành sửa chữa, dọn dẹp lại văn phòng cũ trước khi trả lại mặt bằng theo đúng thỏa thuận hợp đồng

Tại văn phòng mới

  • Kiểm kê lại đồ đạc khi đã đến văn phòng mới
  • Sắp xếp vận chuyển vào văn phòng mới theo thứ tự các phòng ban

Lưu ý: Bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng đồ đạc trước khi ký xác nhận hoàn thành dịch vụ

Có nên chuyển văn phòng vào mùng 1 không

Sau khi đã vận chuyển xong

Nếu phát hiện đồ đạc bị hỏng hoặc thất lạc, trước tiên cần kiểm tra thật kỹ để xác nhận chính xác đồ đạc của công ty bạn. Tiếp theo đó, bạn cần liên hệ lại ngay với đơn vị vận chuyển để tìm ra hướng giải quyết.

Bên cạnh vấn đề đồ đạc, bạn cần quan tâm đến quá trình hội nhập môi trường mới dễ dàng hơn cho nhân viên. Bạn cần hỏi han, lắng nghe ý kiến, chia sẻ về văn phòng mới của nhân viên nhằm tạo ra môi trường làm việc vừa sôi nổi vừa thoải mái cho họ.

Lời kết

Trên đây là những chia sẻ của Thành Hưng trong quá trình chuyển văn phòng. Mong rằng, với những kinh nghiệm chuyển văn phòng trên, bạn và công ty bạn sẽ chọn được dịch vụ chuyển nhà, văn phòng tốt nhất cũng như những trải nghiệm thú vị trong quá trình chuyển đến nơi mới.

  • Nhận báo giá